Allgemein, Kaufmännisches, Praxismanagement
Schreibe einen Kommentar

KPI – Kennzahlen, die die Praxis wirklich interessieren sollte

Ich habe vor einigen Tagen auf Facebook eine Diskussion über die „beste“ Praxissoftware gelesen. Natürlich ist jeder überzeugt die beste Praxissoftware gefunden zu haben. Vielleicht stimmt das auch, weil man sich die Software ja auch selbst ausgesucht hat. Leider ist der Aufwand die Software zu wechseln so hoch, dass man einen Praxissoftware-Wechsel nicht regelmäßig durchführen kann. Wenn man sich an ein Unternehmen gebunden hat, dann bleibt man meistens einige Jahre, wenn nicht sogar Jahrzehnte bei dieser Software.

Bei dieser ganzen Diskussion fixieren sich viele Zahnärzte und Praxismitarbeiter auf die Arbeitsprozesse, die in der Behandlung und der Abrechnung benötigt werden. Versteht mich nicht falsch. Diese Prozesse sind wichtig, aber es gibt über die rein befundtechnischen und abrechnungstechnischen Prozesse hinaus viele unternehmerische Aufgaben, die ein Program erfüllen muss.

Aus unternehmerische Sicht ist es extrem wichtig, wenn nicht zwingend notwendig, dass man gewisse KeyPerformanceIndicator filtern kann. KeyPerformanceIndicator (KPIs) sind Kennzahlen, die regelmäßig erhoben werden, um das Unternehmen Zahnarztpraxis zu führen und zu steuern.

Hier einige Beispiele, die für die Führung einer Praxis toll sind:

  • Anzahl der Patienten, die eine Emailadresse angegeben haben
  • Anzahl der Patienten, die in einem bestimmten Zeitraum nicht erschienen sind
    Am Besten Gesamtdauer aller „nicht erschienen“ Termine in einem bestimmten Zeitraum
  • Anzahl der Termine, die in einem bestimmten Zeitraum kurzfristig abgesagt haben
    Am Besten Gesamtdauer aller „kurzfristig abgesagten“ Termine
  • Anzahl der Patienten, die ohne Folgetermin die Praxis verlassen haben
    Dabei sollte eine Differenzierung in „Termine beim Zahnarzt“ und „Prophylaxetermine“ möglich sein
    Der Praxisbesitzer muss eigentlich in der Lage sein, für jeden „Behandler“, sei es angestellter Zahnarzt oder Prophylaxemitarbeiterin, die Reterminierungsrate filtern können.
  • Umsatz pro Termin
  • durchschnittliche Behandlungszeit pro Termin
  • durchschnittliche Wartezeit der Patienten in einem bestimmten Zeitraum

Es gibt sicher noch viel mehr KPIs, die man nutzen kann, um eine Praxis zu führen. Das wichtige bei KPIs ist in meinen Augen, dass der KPI einen direkten Einfluss auf das tägliche handeln haben muss. Wenn ein KPI von der Norm abweicht, dann muss daraus eine unternehmerische Handlung resultieren. Dies ist bei manchen KPIs häufig nicht der Fall. So finde ich z.B. die Messungen, wie viele Fissurenversiegelungen erbracht worden sind, nicht zielführend. Da gute Dentalaffen den Patienten nur Behandlungen empfehlen, die sinnvoll sind, würden unter Umständen Abweichungen von der Norm hier dazu führen, dass unnötige Behandlungen durchgeführt werden nur weil die KPI zu „niedrig“ ist.

Jede Praxis muss für sich KPIs bestimmen, die dann regelmäßig abgerufen werden. Am wichtigsten ist natürlich der Vergleich zu früheren Wert, aber auch die Kommunikation im Team kann durch die Nutzung von KPIs objektiviert werden.

Wenn man Praxisbesitzer und Rezeptionsmitarbeiter fragt, wie viele Patienten direkt beim Verlassen der Praxis einen neuen Termin vereinbaren, bekommt man häufig zu hören, dass „eigentlich fast alle Patienten direkt einen neuen Termin“ vereinbaren. In Wirklichkeit sind nur wenige Praxen darin richtig gut und häufig liegen Praxis unter der 60 % Marke. Mitarbeiter sind häufig selbst überrascht, weil die subjektive Einschätzung gänzlich von den objektiven Zahlen abweichen.
Ein weiterer Vorteil von KPIs ist natürlich, dass Du Dich somit auch gut mit Kollegen und befreundeten Dentalaffen austauschen und vergleichen kannst. Hier ist allerdings Vorsicht geboten. Für einen Vergleich ist zwingend zu prüfen, dass man KPIs exakt gleich definiert hat.

Beispiel:
Die BWA liefert ja auch einige KPIs. Nehmen wir hier mal den Prozentsatz des „Materials“ vom Gesamtumsatz. Viele Praxen lassen in das Konto „Material“ auch Implantate, Knochenersatzmaterialien und Implantatteile buchen, obwohl diese dem Patienten aus durchlaufender Posten 1:1 in Rechnung gestellt werden. Wenn man diese Teile nicht separat bucht, kann man 2 Praxen nicht miteinander vergleichen, weil die Anzahl der gesetzten Implantate eine massive Verzerrung der Materialkosten bewirken würde.

An diesem Beispiel erkennt man, dass das Thema KPIs sehr umfangreich ist. Ich werde in der Zukunft immer wieder mal auf dieses Thema und auf einzelne KPIs eingehen, weil es sich um ein fundamentales Thema der Praxisführung handelt.

Dentalaffen-Tipp:
Lerne Deine Praxissoftware kennen und finde heraus, wie man bestimmte Kennzahlen filtert. Starte langsam mit 3-5 KPIs und suche die sukzessive ein gewisse Anzahl von KPIs heraus, die Du regelmäßig kontrollierst und die Du nutzt, um mit Deinem Team bzw. mit bestimmten Führungsmitarbeitern daran zu arbeiten die KPIs zu verändern bzw. zu verbessern.

Das könnte auch interessant sein:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.