Praxismanagement
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„Chef, wir haben gar kein Bonding mehr!“ – Die Geheimnisse der Lagerhaltung

Wenn nun nach und nach die oberen Blister aus dem Lager herausgenommen werden, dann kommt der Moment, in dem die Karte oben liegt. Spätestens wenn man den 5. Blister nehmen möchte, muss man die Karte in die Hand nehmen. Diese wird dann in einen “Briefkasten” geworfen.

Lagerhaltung ist ein sehr wichtiges Thema in der Zahnarztpraxis, das auch immer wieder die Gemüter erhitzt.

Nichts ist schlimmer als der Moment, in dem ein Material nicht mehr vorrätig ist. Aber genau in diesem Moment wird es benötigt. Wer behauptet, dass dies noch nie passiert ist, schwindelt.

Aber auch große Lagerbestände zu bevorraten, um diesem Super-GAU zu entgehen, ist nicht ideal und man bindet sehr viel Kapital. Des Weiteren benötigt man deutlich mehr Stauraum und verliert die Übersicht. Immerhin hat eine Praxis schnell mal mehr als 350 verschiedene Artikel. Wenn man implantologisch tätig ist oder ein Praxislabor hat, erhöht sich die Anzahl der Artikel drastisch. Viele Materialien haben ein Verfallsdatum oder sind nur bis zu einem gewissen Termin steril. Und nichts ist teurer als Material, das weggeworfen wird.

Man sollte also schon bei der Praxisplanung ein Warenlager einplanen. Lieber ein bisschen großzügiger, denn man wird erstaunt sein, wie viel Material eine Zahnarztpraxis benötigt. Des Weiteren gibt es Räume, in denen eine Lagerung nicht ohne weiteres möglich ist. Im Steri, als der Raum, in dem die Aufbereitung der Instrumente stattfindet, ist eine Lagerung nicht unbedingt zu empfehlen, da es dort zu einer Kontamination kommen könnte. Selbst auf der “reinen” Arbeitsseite ist eine Lagerung suboptimal.

Idealerweise befindet sich das Lager innerhalb der Praxisräume und ist von den Behandlungszimmern aus gut zu erreichen. Sollte dies auf Grund der räumlichen Gegebenheiten nicht möglich sein, so ist die Einrichtung eines Zwischenlagers innerhalb der Praxis zu erwägen – also ein Lager, das eine stark reduzierte Artikelmenge beheimatet und regelmäßig aus dem externen Zentrallager befüllt wird. Dies ist allerdings arbeitsintensiver und kann zu Materialengpässen führen.

In unserer Praxis gibt es z.Zt. 4 große Schränke im Zentrallager. Alle Schränke sind im Bedarfsfall abschließbar. Des Weiteren haben wir in unserem Praxislabor zwei sehr kleine Schränke, die immer abgeschlossen sind. In dieser “eisernen Reserve” werden Materialien aufbewahrt, deren Fehlen dazu führen würde, dass ein Patient abbestellt werden müsste.

Die Organisation des Lagers ist wichtig. Ein Material muss intuitiv und schnell aufzufinden sein, ohne dass eine Liste oder gar eine Datei durchforstet werden muss. Das bedeutet:

  • Jedes Material hat einen festen Platz!
  • Großzügige Schränke mit Übersicht sind besser als kleine, vollgestopfte Schränke.
  • Material, das häufig benötigt wird, muss auch für die kleineren Mitarbeiter ohne Tritt oder Leiter erreichbar sein.
  • Es muss kinderleicht und schnell funktionieren, ein Material auf die “Bestellliste” zu setzen.

In großen Warenlagern wird häufig eine dynamische Lagerplatzzuordnung genutzt. Ein Artikel wird also dort gelagert, wo ein perfekter Freiraum existiert. So wird der Platz optimal genutzt. Es muss allerdings sowohl beim Ablegen des Artikels, als auch bei der Entnahme in einer EDV dokumentiert werden. Dies ist in einer Zahnarztpraxis zu kompliziert und zu zeitaufwendig.

Bei der festen Lagerplatzzuordnung wird jedem Artikel ein fester Lagerplatz zugeordnet. Dieser Lagerplatz ist nur für diesen Artikel reserviert. Man benötigt mehr Platz, aber jedes Teammitglied weiß dann ganz genau, wo welche Materialien aufbewahrt werden. Hier hat sich eine thematische Ordnung als ideal erwiesen.

Alphabetische Ordnungssysteme scheitern bereits daran, dass manche Artikel mehrere Bezeichnungen besitzen: z.B. Myrthenblatt-Sonde, Kieferhöhlensonde, Knopfsonde. Oder man sucht nach Tetric Ceram, aber es wurde unter K wie Komposit abgelegt.

Eine Sortierung innerhalb des Lagers nach Themengebieten scheint die optimalste und einfachste Methode. Prophylaxe, Endo, Füllung, Prothetik, Chirurgie könnten zum Beispiel Themengebiete darstellen, auch wenn es Artikel gibt, die auch mal in zwei Themengebieten genutzt werden.

Ein weiteres Konzept, das “Ladenhüter” vermeiden soll, wird “First in – first out” genannt. D.h. neue Lieferungen werden hinter die bereits gelagerten Artikel gestellt, während man immer von vorne wegnimmt. Im Bereich von Medikamenten und Sterilgütern wird häufig ein Konzept von “First expired – first out” (zuerst abgelaufen – zuerst raus) verfolgt. Diese beiden Konzepte sind in der Regel deckungsgleich. Wenn man mit einem “Reserveschrank” arbeitet, sollten die Materialien in der Reserve regelmäßig ausgetauscht werden.

Wir haben in der Praxis eine Datei angelegt, die alle Materialien enthält, die wir nutzen.

Excel-Liste Materialien

Excel-Liste Materialien

Neben einer sehr ausführlichen Artikelbezeichnung, enthält die Datei Hersteller, Lieferant, Artikelnr. beim Lieferanten, Mindestvorrat und Bestellmenge.

Eine ausführliche Artikelbezeichnung ist deshalb sinnvoll, weil jeder bei ein und demselben Artikel nach einem anderen “Namen” sucht. Innerhalb von Excel kann man mit Hilfe der Tastenkombination Strg+F ein Suchfeld öffnen. Gibt man hier einen Begriff ein und startet den Suchvorgang, so ist es egal wo im Feld der Suchbegriff steht, er wird gefunden und Excel springt automatisch dort hin.

Auf Basis dieser Liste haben wir mit einem Dymo Drucker Etiketten gedruckt und auf Kunststoffkarten geklebt.

Die Kunststoffkarte wird beim Auffüllen des Lagerschranks zwischen den Artikeln platziert. Wenn man die Lagerfläche für Alginat bestückt und Alginat kommt immer im Karton mit 12 1 kg-Packungen, dann wird als Bestellmenge auf der Karte und in der Datei eine „1“ vermerkt sein.
Als Mindestvorrat haben wir drei 1 kg-Packungen definiert. Nun werden alle 12 Packungen der Lieferung in den Lagerschrank geräumt und die Bestellkarte wird zwischen den letzten drei 1 kg-Packungen und der viertletzten Packung platziert. Im Laufe der Zeit werden die Packungen aufgebraucht und nun entnimmt eine Mitarbeiterin die viertletzte Packung und die Karte kommt zum Vorschein. Noch wird nichts gemacht. Nun wird aber wieder eine Packung benötigt und man muss die Karte in die Hand nehmen, um die drittletzte Packung zu entnehmen. Dies ist der Moment, in dem die Karte in unseren Materialbriefkasten geworfen wird. Dort bleibt die Karte bis zum nächsten Bestelltermin und es wird dann ein 12er Karton bestellt.

Geht das Material zwischen Abwurf der Karte und Eintreffen der neuen Bestellung aus, so muss die Bestellmenge erhöht und/oder der Mindestvorrat erhöht werden. Sollte bei Ankunft der neuen Bestellung immer noch das Fach gut gefüllt sein, kann man auch über eine Erniedrigung der Bestellmenge oder des Mindestvorrats nachdenken. Dabei sollte man aber sehr vorsichtig vorgehen.

Die Bestellkarte enthält die Angaben aus der Datei und wird im Lager einsortiert. Angenommen man hat eine Lagerstätte für Anästhesieblister und die Bestellmenge ist “1” (Eine Packung beinhaltet 5 Blister, dann kommt die Karte vor den 5 Blister in den Stapel.

Die Bestellkarte enthält die Angaben aus der Datei und wird im Lager einsortiert. Angenommen man hat eine Lagerstätte für Anästhesieblister und die Bestellmenge ist “1” (Eine Packung beinhaltet 5 Blister, dann kommt die Karte vor den 5 Blister in den Stapel.

Wenn nun nach und nach die oberen Blister aus dem Lager herausgenommen werden, dann kommt der Moment, in dem die Karte oben liegt. Spätestens wenn man den 5. Blister nehmen möchte, muss man die Karte in die Hand nehmen. Diese wird dann in einen “Briefkasten” geworfen.

Wenn nun nach und nach die oberen Blister aus dem Lager herausgenommen werden, dann kommt der Moment, in dem die Karte oben liegt. Spätestens wenn man den 5. Blister nehmen möchte, muss man die Karte in die Hand nehmen. Diese wird dann in einen “Briefkasten” geworfen.

Zwei Mal im Monat nimmt die verantwortliche Mitarbeiterin die Karten aus dem “Briefkasten”, setzt sich an einen PC und bestellt die Artikel per Online-Shop. Die ganze Prozedur dauert maximal 20-30 min. Bei Eintreffen der Lieferung wird die Karte wieder zwischen den Artikeln platziert.
Es bietet sich an, die Datei um einen weiteren Punkt zu ergänzen: Artikelnr. des Herstellers. So fällt ein Wechsel des Dentaldepots leichter, da man dem Dentaldepot die Herstellernr. geben kann. Die können verständlicherweise mit der Artikelnr. des Lieferanten nichts anfangen.

Da die Bestellung bei uns alle 2 Wochen durchgeführt wird, muss der Mindestvorrat so eingestellt werden, dass er mindestens 2 Wochen + Lieferzeit reicht. Stellt man beim Einräumen der gelieferten Ware fest, dass das Fach im Schrank bereits gänzlich leer ist,  sollte man den Mindestvorrat erhöhen. Dies kann sehr einfach handschriftlich auf der Karte erfolgen und dann einmal im Jahr eine Aktualisierung aller korrigierten Karten mit Ausdruck der neuen Etiketten erfolgen.

Die abgebildete Karte ist auch ein gutes Beispiel, dass man das System ständig verbessern kann. Die Angabe “Mindestvorrat 1” ist missverständlich. Nicht jeder Mitarbeiter versteht sofort, dass 1 = 5 Blisterpackungen bedeutet. Also haben wir die Karte jetzt korrigiert:

Mindestvorrat 5 Blister

Bestellmenge 1 Packung a 5 Blister

Der Etikettendrucker, den wir benutzen:

http://www.amazon.de/Dymo-S0838770-LabelWriter-450/dp/B002ZHDV3O/ref=sr_1_8?ie=UTF8&qid=1421854230&sr=8-8&keywords=dymo+labelwriter

Die Etiketten, die wir verwenden:

http://www.amazon.de/Gro%C3%9Fe-Adress-Etiketten-99012-LabelWriter-450-Serie/dp/B00PAUOLVO/ref=sr_1_2?ie=UTF8&qid=1421854330&sr=8-2&keywords=Typ+99012%2C+36+x+89+mm

Als Karten kann man sehr gut Laminiertaschen verwenden, die man ohne Inhalt durch ein Laminiergerät laufen lassen kann:

http://www.amazon.de/Leitz-Folientasche-Card-Micron-100St/dp/B000TK5W86/ref=sr_1_1?ie=UTF8&qid=1421854509&sr=8-1&keywords=laminiertaschen+scheckkarten

Sehr gut bewertetes Laminiergerät und laminieren kann man in einer Zahnarztpraxis ja grundsätzlich vieles:

http://www.amazon.de/GBC-5000L-A3-Laminierger%C3%A4t-interaktivem/product-reviews/B00AHW46S8/ref=dpx_acr_txt?showViewpoints=1

Es gibt mittlerweile digitale Bestellsysteme, die in meinen Augen leider noch alle Nachteile

besitzen. Wenn Ihr ein solches System nutzt, würde ich mich über einen Kommentar mit Euren Erfahrungen sehr freuen.

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